D.Lgs. 36/2023: la guida 2026 per le
imprese di facility management

Da quando il D.Lgs. 36/2023 è entrato pienamente a regime, le imprese di Soft Facility Management si trovano davanti a un quadro normativo profondamente diverso rispetto al passato. Non si tratta di un semplice aggiornamento di forma: cambiano le soglie, cambiano i criteri di selezione, cambia il modo in cui le stazioni appaltanti pubblicano e gestiscono le procedure. Per chi vive di gare — pulizie, manutenzioni, verde, reception, vigilanza, servizi integrati — capire questi cambiamenti non è un esercizio accademico, è una questione di sopravvivenza commerciale.

In questa guida proviamo a tradurre il linguaggio normativo in indicazioni pratiche: cosa guardare per primo, dove si nascondono le opportunità e quali errori, oggi, costano più cari di ieri.

1. Le nuove soglie per gli affidamenti diretti

Una delle modifiche più sentite riguarda l'innalzamento delle soglie entro cui le stazioni appaltanti possono procedere con affidamenti diretti, senza una gara formale in senso stretto. Per molte PMI del facility questo significa due cose contemporaneamente: da un lato, più occasioni di lavoro "sotto soglia" raggiungibili con una semplice candidatura o un preventivo ben costruito; dall'altro, una concorrenza più agguerrita proprio su quella fascia di importi, perché tutti — comprese aziende più strutturate — hanno capito che lì si gioca una partita interessante.

La conseguenza operativa è semplice da enunciare e complessa da realizzare: bisogna essere "pronti a partire" in tempi rapidissimi, con documentazione amministrativa sempre aggiornata e un'offerta tecnica modulare che si possa adattare in poche ore a una richiesta informale.

2. Il principio di sostenibilità non è più un'opzione

Il nuovo Codice eleva la sostenibilità a principio generale dell'azione amministrativa, non più a semplice criterio premiante accessorio. Per i settori del cleaning, del verde e della gestione degli immobili — dove i Criteri Ambientali Minimi (CAM) erano già una presenza ricorrente — questo significa che la sostenibilità entra strutturalmente nella valutazione delle offerte, anche quando il bando non lo dichiara in modo esplicito.

In pratica: un'impresa che può documentare prodotti certificati, percorsi di formazione del personale su pratiche a basso impatto, gestione dei rifiuti tracciata e fornitori selezionati con criteri ambientali parte da una posizione di vantaggio strutturale, non occasionale.

La sostenibilità, oggi, non è più "un punto in più": è diventata il linguaggio con cui le commissioni leggono la credibilità di un'impresa.

3. Digitalizzazione e fascicolo virtuale dell'operatore economico

Il secondo grande cambiamento riguarda la progressiva digitalizzazione dell'intero ciclo di vita dell'appalto, dalla programmazione fino all'esecuzione. La tendenza è chiara: meno documenti caricati manualmente, più dati che "viaggiano" tra le piattaforme attraverso un fascicolo digitale dell'operatore economico che raccoglie in un unico punto requisiti, certificazioni e storico delle partecipazioni.

Per le imprese, questo significa che la qualità e la coerenza dei dati anagrafici, dei DURC, delle visure e delle certificazioni di qualità contano più di prima: un'incongruenza che un tempo poteva passare inosservata oggi rischia di emergere automaticamente, con conseguenze dirette sull'ammissibilità.

4. Cosa cambia, in concreto, per chi lavora ogni giorno sulle gare

Tradotto in azioni quotidiane, il nuovo quadro normativo richiede alle imprese di facility di lavorare su tre fronti in parallelo:

• Prontezza documentale — avere sempre pronto un "pacchetto base" di documentazione amministrativa aggiornato, da poter completare rapidamente per affidamenti diretti e procedure sotto soglia.
• Narrativa della sostenibilità — costruire una documentazione tecnica che racconti, con prove concrete, il proprio approccio ambientale: non slogan, ma protocolli, certificazioni, numeri.
• Igiene dei dati digitali — verificare periodicamente che tutte le informazioni presenti sulle piattaforme (MEPA, portali regionali, fascicoli digitali) siano coerenti, aggiornate e prive di discrepanze.

5. Come prepararsi senza farsi travolgere dalla burocrazia

Il rischio più concreto, per una PMI, non è tanto "non capire" la riforma quanto perdere tempo prezioso a rincorrerla bando per bando. La strada più efficiente è costruire, una volta per tutte, un sistema: un archivio digitale ordinato, modelli di offerta tecnica riutilizzabili e adattabili, un calendario delle scadenze documentali (DURC, certificazioni, visure) che eviti sorprese dell'ultimo minuto.

Chi investe oggi in questa organizzazione si troverà, tra qualche mese, a poter cogliere opportunità che altri lasceranno passare semplicemente perché non avevano la documentazione pronta in tempo.